Conseils pour l’Organisation de workshop, conférence, colloque…

Le basique

Vérifier qu’une salle ISC-PIF appropriée à votre événement est bien disponible aux dates envisagées et la réserver.

Hôtel: On en trouve à 70€/nuit

Pause café: Il y a deux supermarchés à moins de 100m de l’ISC-PIF.

Repas:

  • Restaurant administratif au 101 rue de Tolbiac à 11€ le plateau repas,
  • Traiteurs et pause-café : voir avec Nathalie Tison (nathalie.tison at iscpif.fr) pour la liste des bonnes adresses.

Parking : L’ISC-PIF ne dispose pas de parking, mais il y a souvent des places (payantes) dans le quartier en journée.

Avant de quitter les lieux

  • Vérifier que toutes les fenêtres sont bien fermées,
  • Vérifier que le chauffage/la clim est éteint(e),
  • Nettoyer les lieux et les remettre en ordre,
  • Descendre les poubelles et encombrants,
  • Vérifier que la sono est éteinte,
  • En sortant, vérifier que les deux portes de sortie sont fermées.

Checklist

  • Très en amont : invités, billets et hôtel
  • Faire une page dédiée à l’événemnet. Possibilité de créer des pages dédiées sur le site de l’ISC-PIF
  • Voir avec la/le responsable de communication de l’ISC-PIF pour les diffusions sur les divers mailing listes
  • La page de l’événement doit contenir un formulaire d’inscription.

Pour les événements organisés par l’ISC-PIF :

  • Plaquette pour sponsors
  • Call sur diverses mailing listes (voir avec Marlène Etienne)
  • Affiche (dont quelques belles images)
  • Budget prévisionnel et le transmettre au directeur et secrétaire général

Jour par jour

J - 1 mois

  • Mail persos aux orateurs retenus ou non.
  • devis traiteur ou tickets resto
  • programme: commencer par les grands invités
    • good speaker at end of session
    • exposé long pour introduire un sujet, puis ensuite exposés courts
    • rassembler par sujet
    • Attentions, auditeurs moins attentif pdt sieste et fin de journée

J - 2 semaines

  • matériel pour badges
  • mail de rappel avec
    • “Accès par le 113 rue Nationale 1er Etage. Sonner à ‘ISC-PIF Seminaires’ “. Et donner le code pour la deuxième porte.
    • “il n’y a aura pas de stylo ni papier” le cas échéant
    • programme mis à jour,
    • if possible, send us your slides in order to ease the transitions. If you cannot, please come early to check that your computer works with our beamer…
  • Demander aux intervenant de remplir le formulaire d’autorisation media. Ce formulaire est protégé par le mot de passe antibot ‘iscpif’ à communiquer à vos intervenants.
  • Il est possible de mettre les slides reçus sur les pages de l’événements, ce qui permet de les récupérer facilement sur l’ordinateur connecté au vidéoprojecteur le jour J.

J-3

  • Boissons (eau et jus de fruits)
  • Café: un paquet pour 16 tasses. machines, gobelets
  • Commande boulanger
  • Imprimer le programme,
  • préparer la signalétique (et notamment des panneaux A4 à mettre au RdC de l’ISC-PIF),
  • Badges (optionnel, mais puisque le but est de favoriser les rencontres…)
    • nom institution ville
    • couleur pour organisateurs / orateurs
  • Vérifier lefonctionnement et l’utilisation du vidéo-projecteur
  • Pointeur laser / mécanique
  • Feutre et effaceur
  • Bouteille d’eau pour orateurs
  • Vérifier que les intervenants ont bien remplir le formulaire d’autorisation media. Sinon, les relancer. (Ce formulaire est protégé par le mot de passe antibot ‘iscpif’ à communiquer à vos intervenants).

J-1

  • Mettre en place les chaises dans la salle

D Day

  • Ouverture portes,
  • Mise en place de la signalétique.
  • préparer le café
  • préparer croissants
  • préparer la sono si besoin (renfort accoustique très appréciable), le cas échéant, préparer l’enregistrement audio,
  • recevoir le traiteur,
  • récupérer les derniers transparents des orateurs (possibilité de les mettre en ligne)
  • diffuser le lien de streaming le cas échéant (http://webcast.iscpif.fr/stream/stream.webm).
  • Lancer le streaming au début de chaque intervention et l’arrêter à la fin. Il est possible d’avoir un streaming en continu mais il sera plus difficile d’exploiter les vidéos .