Guide organisateur événement

Rétroplanning

2 MOIS AVANT

Définir votre événement

Définissez une date
Trouvez un titre engageant et informatif (Ex : CSPFF18 n’est ni engageant, ni informatif!)
Rédigez une courte description résumant les objectifs et le contexte de l’événement. Ce résumé vous sera nécessaire pour inviter vos intervenants et réserver une salle à l’ISC-PIF.

Estimer votre budget

Les coûts liés à votre événement peuvent comprendre :

le traiteur
les transports et hébergement pour vos intervenant.e.s
les badges nominatifs
les coûts d’impressions

Réserver une salle à l’ISC-PIF

Remplissez ce formulaire pour faire une demande de réservation de salle de séminaire.

Contacter des intervenant.e.s

Lorsque vous choisissez vos intervenant.e.s, soyez attentif à la parité.

Diffuser l’annonce de votre événement

Vous pouvez diffuser l’annonce de votre événement même si vous n’avez pas encore finalisé le programme et la liste des intervenant.e.s.

A ce stade, les éléments tels que le titre la date et la description de l’événement sont suffisants pour faire savoir aux membres de votre réseaux que vous organisez un événement qui pourrait les intéresser.

1 MOIS AVANT

Confirmer les intervenant.e.s

envoyer aux intervenant.e.s une liste de contact et l’adresse de l’événement. Accès à la salle séminaire : 113 rue Nationale, 75013, Paris, 1e étage. Accès à l’auditorium : 11, place Nationale, 75013, Paris.
demander aux intervenant.e.s de vous communiquer dès que possible le titre et la description de l’événement pour le programme, ainsi qu’une photo et une courte bio pour le site web.
réserver un train/avion et un hébergement si nécessaire. Le prix moyen d’un hôtel dans e quartier est de 70€/nuit.

Réserver un traiteur

Si votre événement a lieu toute la journée, vous aurez peut-être besoin de faire appel à un traiteur pour les repas et les pauses café.

Pause Café : Pour acheter le nécessaire, vous disposez d’un Franprix à 20 mètres sur la rue Nationale, d’un Monoprix et d’un Carrefour sur le boulevard Vincent Auriol, à 100 mètres environ.

Restaurant administratif : 101 rue de Tolbiac, à 11€ par repas.

Traiteur : Les livraisons doivent être adressées à Franck Leclerq, entre 9h et 16h les jours ouvrés. Merci de lui communiquer les détails de la livraison en amont.

Pour la salle de séminaire, l’adresse est : 113 rue Nationale, 75013 Paris. Pour l’auditorium, l’adresse de livraison est le 11, place Nationale, 75013, Paris.

Certain traiteurs à Paris sont sensibles à la questions des déchets, de l’insertion sociales et à l’origine et la qualité de leurs produits. En voici quelques-un :

ID Buffet traiteur Eco-Responsable
Planète Sésame 92 : un traiteur solidaire, bio et compensé carbone
La table de Canaa : réseau de traiteurs d’insertion

Rédiger votre programme

Les intervenant.e.s les plus importants doivent figurer à la fin de la session
Rassembler les intervenant.e.s par thématiques
Prévoir des pauses-cafés régulièrement

Concevoir des supports de communication

Merci de veiller à inclure le logo de l’ISC-PIF dans vos support de communication.

Pour toute question concernant la création et la diffusion de vos supports de communication, vous pouvez contacter la chargée de communication de l’ISC-PIF : contactcom_at_iscpif.fr

Diffuser l‘annonce de l’événement

Notre chargée de communication sera ravie de promouvoir votre événement via notre site web, listes de diffusions, newsletter et réseaux sociaux.

Merci de contacter contactcom_at_iscpif.fr.

Gérer les inscriptions

Pour des raisons de sécurité, il est crucial que votre public s’inscrive à votre événement. La liste doit être envoyée à franck.leclercq_at_iscpif.fr la veille de l’événement.

Recruter des agents de sécurité

Dans la salle 1.1, il est obligatoire de recruter un agent de sécurité si le nombre de personnes attendu dépasse 70 personnes.
Dans l’auditorium, il est obligatoire de recruter systématiquement un agent de sécurité et un agent de protection incendie.

2 SEMAINES AVANT

Envoyer un rappel

Deux semaines avant l’événement est un bon moment pour rappeler aux membres de vos réseaux que votre événement approche. Pour plus d’impact, envoyer votre mail entre 10h et 16h. N’envoyez pas de mailing le vendredi.

1 SEMAINE AVANT

Confirmer l’événement aux participant.e.s

Confirmer l’adresse de l’événement : L’entrée pour accéder à la salle de séminaire se fait au 113 rue Nationale, 75013, Paris – Sonner à ‘ISC-PIF Seminaires”. Les codes d’accès visiteurs doivent être demandés à franck dot leclercq at iscpif dot fr (les codes changent tous les mois). L’entrée pour accéder à l’auditorium se fait au 11, place Nationale, 75013, Paris.

Envoyer le programme à jour.

Confirmer l’événement aux intervenant.e.s

Les intervenant.e.s doivent vous envoyer leurs diapositives, qui peuvent être rassemblées sur la page du site Web. S’ils ne peuvent pas vous envoyer leurs diapositives à temps, invitez-les à venir tôt le jour de l’événement pour vérifier que l’ordinateur est compatible avec le projecteur.
Envoyez une autorisation de diffusion de leur travail (webcast, médias sociaux, site web etc.) Ce document doit être signé par l’intervenant.e et apporté le jour de l’événement.

3-1 JOURS AVANT

Rassembler le matériel

des badges avec le nom de l’institution et la ville/pays
programmes imprimés à jour
brochures
de l’eau pour les intervenant.e.s – préférez les carafes et les verres aux bouteilles en plastique.
clés usb et câbles hdmi pour les urgences de dernière minute
vos cartes de visite

Préparer la salle

Installer les chaises pour la/les salles de séminaire.
Tester le projecteur, la connection internet, le sound system.

LE JOUR J

Derniers préparatifs

Installer le buffet : le traiteur doit livrer les pauses café et les repas 1h avant l’événement et les installer : à l’arrière de la salle 1.2. pour le séminaire, le long des fenêtres du couloir pour l’auditorium.
Afficher les panneaux signalétiques, les codes wifi invités et le hashtag Twitter de votre événement.
Allumez le chauffage, le projecteur, l’ordinateur, le sound system. En salle de séminaire, allumer le streaming.
Si vous avez fait appel à un agent de sécurité pour la salle de séminaire ou l’auditorium, accueillir l’agent et lui remettre la liste des participants.
Auditorium : accueillir l’agent de protection incendie.

Accueil des particpant.e.s et des intervenant.e.s

Ouvrir les portes.
Rassembler les dernières diapositives et les télécharger sur l’ordinateur.
Inviter les intervenants à s’asseoir à l’avant.
Démarrer le streaming en salle de séminaire.
Auditorium : rappeler au public qu’il est interdit de manger dans la salle.

Après l’événement

S’assurer que les fenêtres sont fermées.
S’assurer que le système de chauffage/climatisation est éteint.
S’assurer que le sound system et le projecteur sont éteints.
Nettoyer la salle de séminaire.
Descendre les poubelles (pensez au tri!).
Quand vous partez, s’assurer que les portes sont bien fermées.
Auditorium : s’assurer que tous les appareils de la régie sont éteints.

SOUTIEN ÉVÉNEMENTIEL

Logistique :
Contacter Franck Leclercq (franck dot leclercq at iscpif dot fr) si vous avez des questions concernant la réservation de salles, le matériel disponible et l’assistance technique.

Communication :
Contacter Margaux Calon (contactcom at iscpif dot fr) si vous avez besoin d’aide pour promouvoir votre événement via nos liste de diffusion, newsletter, site web et réseaux sociaux.

ACCÈS

Salles de séminaires : 113 rue Nationale, 75013, Paris.
Auditorium : 11, place Nationale, 75013, Paris.

Métro Olympiades/Nationale
Station Vélib Place Nationale